Zásady ochrany osobních údajů obchodních partnerů

Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jakým způsobem jsou zpracovávány a zabezpečeny osobní údaje zákazníků.

Správcem osobních údajů je společnost YARA Agri Czech Republic, s.r.o., se sídlem Dušní 907/10, 110 00 Praha 1, IČ: 45805709, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 11931 (dále jen „Společnost“). 

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na osobní údaje všech zákazníků Společnosti  (dále jako „zákazníci“).

Společnost se zavazuje vhodným způsobem zabezpečit zpracování osobních údajů svých zákazníků. Veškeré osobní údaje mohou být zpracovávány pouze v souladu s těmito zásadami ochrany osobních údajů.

V tomto dokumentu Společnost informuje o zásadách a postupech při zpracování osobních údajů zákazníků, a to v souladu s ustanoveními zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“) a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), a zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.

 

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE JSOU SHROMAŽĎOVÁNY?

Společnost shromažďuje a uchovává různé druhy osobních údajů ve vztahu k zákazníkům.

Tyto osobní údaje mohou zahrnovat:

  • Jména a příjmení
  • Adresy
  • Telefony
  • Emaily
  • IČ/DIČ OSVČ
  • Ćísla bankovních účtů
  • Čísla pasů / OP (řidiči spedice)
  • Výměry farem
  • Pěstované plodiny
  • Využívané produkty
  • Informace dobrovolně poskytnuté zákazníkem 

Tento seznam není vyčerpávající a může být aktualizován.

Obecně platí, že Společnost shromažďuje osobní údaje přímo od zákazníka. 

 

KDE JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ULOŽENY?

Osobní údaje zákazníků jsou uchovávány na zabezpečených serverech v IT systémech Společnosti a dále na zabezpečených serverech v  IT systémech v rámci skupiny YARA, jejíž součástí je Společnost (pro účely vedení databází a interních projektů). Dokumenty v listinné podobě jsou bezpečně uloženy v zamykatelné skříni v sídle Společnosti a má k nim přístup pouze odpovědný zaměstnanec. Smlouvy jsou uzavřeny na bezpečném místě a má k nim přístup pouze oprávněná osoba.

Zaměstnanci Společnosti jsou povinni dodržovat bezpečnostní směrnice skupiny YARA ohledně ochrany osobních údajů zákazníků.

 

K JAKÉMU ÚČELU JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY?

Společnost zpracovává osobní údaje zákazníků na základě následujících právních důvodů (titulů):

  •  plnění smlouvy,
  • plnění právní povinnosti,
  • oprávněný zájem,
  • platný souhlas zákazníka se zpracováním osobních údajů.

 

PLNĚNÍ SMLOUVY

Společnost zpracovává osobní údaje svých zákazníků v souvislosti s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, změny a ukončení smlouvy, plnění smlouvy a realizaci obchodního vztahu mezi Společností a zákazníkem. Doba zpracování je vymezena dobou trvání smluvního vztahu se zákazníkem. Po ukončení smluvního vztahu budou osobní údaje zákazníků zpřístupněné omezenému počtu osob, a to do doby promlčení.

 

PLNĚNÍ PRÁVNÍ POVINNOSTI

Společnost poskytuje osobní údaje zákazníků:

  • zpracovatelům a
  • též příjemcům osobních údajů, mezi něž patří státní orgány a další subjekty v rámci uplatnění zákonem stanovených práv a plnění zákonem stanovených povinností Společnosti, 

 a to zejména za účelem:

  • K plnění našich právních povinností (zejména plnění povinností v oblasti daňové, platební a statistické) po dobu stanovenou příslušnými zákonnými předpisy
  • pro další zákonem vymezené účely i jiným subjektům v rámci uplatnění zákonem stanovených práv a plnění zákonem stanovených povinností

 Rozsah zpracování osobních údajů a doba jejich zpracování je stanovena obecně závaznými právními předpisy, nejdéle však 10 let po ukončení posledního smluvního vztahu se zákazníkem. 

 

OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM

Právní titul zpracování osobních údajů tam, kde převažují legitimní zájmy/práva správce nad zájmy/právy subjektu údajů, a to při zohlednění přiměřeného očekávání subjektů údajů na základě jeho vztahu se správcem. Jedná se o případy, pro které není nutný souhlas se zpracováním osobních údajů.

Jedná se zejména o následující účel:

Ochrana základních či jiných důležitých práv Společnosti vyplývajících z obecně závazných právních předpisů a smluv, a to po dobu, která je stanovena obecně závaznými právními předpisy, nejdéle však 10 let po ukončení posledního smluvního vztahu se zákazníkem.

 

SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V případě, že Společnost zpracovává osobní údaje zákazníka pro jiné účely, které nelze podřadit pod účely uvedené výše, může tak činit pouze na základě uděleného platného souhlasu se zpracováním osobních údajů ze strany zákazníka, který je projevem svobodné vůle zákazníka a tvoří tak specifický titul pro takové nakládání s osobními údaji.

Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů je dobrovolné a svobodné. Udělený souhlas lze kdykoliv zčásti nebo zcela odvolat.

 

ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje zákazníka jsou zpracovávány automatizovaně i manuálně zaměstnanci Společnosti a mohou být zpřístupněny zpracovatelům, s nimiž má Společnost uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů. Mezi zpracovatele patří rovněž společnosti skupiny YARA, jejíž součástí je Společnost. Seznam zpracovatelů osobních údajů bude poskytnut na vyžádání zákazníkem. 

 

PRÁVA ZÁKAZNÍKA

Zákazník má právo:

 a) na přístup ke svým zpracovávaným osobním údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení jejich zpracování;

b) vznést námitku proti tomuto zpracování;

c) podat stížnost u dozorového úřadu - Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00, Praha 7, www.uoou.cz.;

d) kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů s účinky do budoucna;

e) získat od správce potvrzení, zda jeho osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány;

f) aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají.

S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů;

g) aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje (také právo být zapomenut), které se daného subjektu údajů týkají, a správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, a to v taxativně uvedených důvodech uvedených v GDPR: a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; b) zákazník odvolá souhlas se zpracováním osobních a neexistuje žádný další právní titul pro zpracování; c) zákazník vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro další zpracování; d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně; e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené unijní nebo vnitrostátní legislativou, které se na správce vztahuje; f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti. Podrobnosti a výjimky k výkonu tohoto práva upravuje GDPR;

h) aby správce omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů: a) subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit; b) zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití; c) správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; d) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů;

i) na přenositelnost osobních údajů, tzn. získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že: a) zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě, b) zpracování se provádí automatizovaně;

j) kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, včetně profilování založeného na ustanoveních GDPR. Správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

k) nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká. Výjimky a podrobnosti stanoví GDPR.

Pokud se zákazník domnívá nebo zjistí, že Společnost nebo jí pověřené třetí osoby provádí zpracování osobních údajů zákazníka, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li osobní údaje zákazníka nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požadovat doplnění, opravu, blokování nebo likvidaci osobních údajů. 

 

Účinnost 

Tento dokument je účinný dnem 25.5.2018.

Za YARA Agri Czech Republic, s.r.o. 

Tomáš Mayer, obchodní ředitel